17-18 июня в Пскове прошло заседание Научно-методического совета архивных учреждений Северо-Западного федерального округа. Такое мероприятие проводится ежегодно и дает возможность архивистам озвучить свои проблемы, поделиться опытом работы, найти ответы на интересующие вопросы.

В этом году Научно-методический совет был посвящен теме «Проблемы формирования Архивного фонда Российской Федерации на современном этапе, в том числе с учетом внедрения новых информационных технологий в деятельности архивов организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов».


17 июня на открытии заседания с приветственным словом к собравшимся выступили заместитель руководителя Аппарата Администрации Псковской области А.Ю. Мишарин и заместитель руководителя Федерального архивного агентства В.П.Тарасов, председатель Научно-методического совета архивных учреждений Северо-Западного федерального округа, председатель Комитета г. Санкт-Петербург по делам архивов С.В. Штукова.


Впервые в качестве гостей в заседании приняли участие представители архивных учреждений Республики Чувашия, Ставропольского края, Новосибирской и Московской областей.


Первый день работы заседания 17 июня был посвящен проблемам комплектования архивных учреждений, построению работы с организациями – источниками комплектования. В выступлениях рассматривались подходы к организации работы по комплектованию документов, работе как с государственными органами и учреждениями, так и негосударственными и общественными организациями - источниками комплектования.


Опытом работы с организациями – источниками комплектования поделился и архивный отдел администрации МОГО «Ухта».


С момента становления архивной службы Ухты по настоящее время одной из основных задач архива остается организация работы и взаимодействие с источниками комплектования, как с предприятиями, учреждениями и организациями, относящимися к муниципальной собственности, так и с общественными организациями и гражданами города. Основное предназначение данной деятельности – это сохранение истории города, его документального наследия.


Список организаций - источников комплектования архивного отдела достаточно обширен, включает в себя 42 организации, относящихся к муниципальной собственности. Документы муниципальных организаций - источников комплектования, систематически пополняющие архивный отдел, отражают материальную и духовную жизнь общества, имеют историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение. Архивный отдел тесно взаимодействует с источниками комплектования архива. В системе проводится работа по оказанию методической и практической помощи через проведение обучающих семинаров на базе архивного отдела, а также с выходом в организации.


В число источников комплектования входят известные среди горожан общественные организации: Ухтинский орган общественной самодеятельности «Матери против наркотиков» (УООС «Матери против наркотиков»), Ухтинское отделение Комитета спасения Печоры общественного движения «За спасение Печоры», Ухтинская городская общественная организация ветеранов войны, труда, вооруженных сил и правоохранительных органов, Общественное добровольное объединение клуб «Краевед» города Ухты, - деятельность которых способствует общественно-политическому, гражданско-патриотическому, культурному развитию граждан города, сохранению истории города Ухты. Хочется здесь отметить очень важный момент, что инициатива о передаче документов на хранение в архив исходила от самих организаций. Это подчеркивает понимание о важности сохранения документов.


Управленческую документацию дополняют документы личного происхождения, без которых изучение жизни общества, его отдельных представителей не будет всеобъемлющей. В архивном отделе находятся на хранении два фонда личного происхождения: историка, Заслуженного учителя школы Коми АССР, Почетного гражданина города Ухты Раисы Леонидовны Поповой и Заслуженного работника культуры Коми АССР Анатолия Николаевича Козулина. А.Н. Козулин - известный в республике журналист, краевед, внесший вклад в сохранение документального богатства и популяризацию истории Ухты, автор книг и сборников документов по истории становления и развития нефтегазовой отрасли республики.


В составе личного фонда Раисы Леонидовны Поповой документы разнообразные по составу и содержанию. В них фактически отражаются страницы истории России, республики и города Ухты. В фонде отложились документы, отражающие трудовую и общественно-политическую, разностороннюю научно-исследовательскую и краеведческую деятельность Р.Л. Поповой, в т.ч. тезисы докладов и выступлений на различных научно-практических и краеведческих конференциях, статьи по истории семьи Р.Л. Поповой, о вкладе учёного-исследователя И.Ф. Крузенштерна и членов его семьи в географическое и гидрографическое описание Коми края, об истории и людях, внесших вклад в дореволюционную историю Коми края, о развитии образования и истории становления и развития школ города.


В октябре 2012 года архивный отдел участвовал в республиканской научно-практической конференции «Архивы Республики Коми: из прошлого в будущее». На конференции был представлен доклад «История эпохи в документах личного происхождения краеведа Поповой Раисы Леонидовны», который в дальнейшем был опубликован в сборнике материалов данной конференции.


Работа по созданию новых фондов документов личного происхождения продолжается. На текущий момент ведется работа по формированию документов историка, профессора, кандидата исторических наук Борозинца Ленфрида Григорьевича.


Документы личного происхождения относятся, на наш взгляд, к одним из наиболее богатых по содержанию и интересных документов, характеризующих не только человека, но и ту историческую эпоху, в которой он жил.


Особый интерес представляет фотодокументы, которые объединены в фонд «Коллекция фотодокументов по истории города Ухты». Они отражают историю города и используются при проведении экскурсий для иллюстрации тех или иных событий. В архивном отделе создана «Коллекция фотодокументов и документов личного происхождения фотографов города Ухта» - это фонд документов, отражающий деятельность ухтинского Клуба фотолюбителей "Тиман". В фонд вошли фотоработы известнейших фотографов города А.С. Мансурова, В.П. Надеждина, А.И. Борисова, В.М. Чанина и др.


Поделились мы и своей проблемой. Ведь сам процесс комплектования непосредственно связан с целым рядом объективных факторов, характеризующих развитие нашего общества на современном этапе, т.е. с теми изменениями, которые происходят в политической, экономической, социальной и других сферах общественной жизни. Так свои трудности в работу с муниципальными организациями вносят процессы приватизации, реорганизации или ликвидации организаций.


В условиях широкого внедрения информационно-коммуникационных технологий особую остроту приобретают вопросы, связанные с хранением и использованием электронных документов, возникающих в ходе внедрения в практику работы электронного документооборота. Вопросам информатизации архивного дела был посвящен второй день работы Научно-методического совета.

На заседании был заслушан доклад заместителя директора ВНИИДАД Ю.Ю. Юмашевой «Оцифровка документов архивного фонда – проблемы и возможные решения».

В то же время выступления участников семинара показали, что существует много проблем в понимании того, что такое управленческий электронный документ, архивный электронный документ. В целом, выступления архивистов на совещании-семинаре подтвердили, что проблематика, связанная с электронными документами в архивах, продолжает оставаться одной из самых актуальных.


Работа заседания завершилась обширной культурной программой.


Следует отметить, что практически все выступавшие поднимали актуальные темы, предлагали свои, нетривиальные решения. В этом плане следует отметить выступления Ильиной Е.В. (г. Иркутск) на тему «Использование новых форм и перспективных направлений информационного обеспечения пользователей в работе областного государственного казенного учреждения «Государственный архив Иркутской области», Хмельницкой О.Е. (г. Томск) на тему «Использование эвристического потенциала удаленных банков данных для информационного обеспечения пользователей архивной информации в Государственном архиве Томской области» и многих других.


На пленарном заседании также выступили представители фирм, оказывающих различные информационные услуги архивам: зам. генерального директора ЗАО «Альт-Софт» Т.Е. Мерсадыкова (С.-Петербург) и зам. директора Департамента по работе с архивами ЗАО «ЭЛАР» Журавлев С.И. (Москва).


Во второй части заседания, посвященной обмену опытом, прозвучали выступления представителей архивов и органов управления архивным делом Кемеровской, Томской, Омской, Иркутской областей и республик – Алтайской, Хакасии, Бурятии, Тыва. Вопросам, посвященным размещению в материалов в сети Интернет, было посвящено одно выступление – Щаповой Н.С., консультанта по делам архивов Забайкальского края, на тему «Ведению фондового каталога в Забайкальском крае. Опыт, проблемы и перспективы».


Во 2-й день НМС СФО прошел совещание-семинар, посвященный работе с электронными документами. На семинаре выступили представители Государственного архива Новосибирской области (Мартынова Ю.Г.), Управления по делам архивов Республики Бурятия (Комбаева Л.В.), Управления по культуре и архивному делу Алтайского края (Антоненко В.В.), Государственного архива Иркутской области (Семенова О.Г.), Исторического архива Омской области (Николаева И.П.). Практически все выступавшие отмечали положительную роль разработок ВНИИДАД, в частности, выполненных институтом и размещенных на портале «Архивы России» проектов рекомендаций о порядке хранения, комплектования, учета и использования электронных документов в архивах организаций и в государственных (муниципальных) архивах. В то же время выступления участников семинара показали, что существует много проблем в понимании того, что такое управленческий электронный документ, архивный электронный документ, в один ряд ставятся такие понятия, как «электронный документ», «база данных», «веб-сайт» и некоторые другие.


В.Ф. Янковая выступила с сообщением на тему «Нормативное и методическое обеспечение работы с электронными документами в делопроизводстве и архивах» и ответила на вопросы, которые прозвучали в выступлениях архивистов. В целом, выступления архивистов на совещании-семинаре подтвердили, что проблематика, связанная с электронными документами в архивах, продолжает оставаться одной из самых актуальных.


Следующий вопрос был посвящен обсуждению «Проблем формирования списков источников-комплектования государственных и муниципальных архивов субъектов Уральского федерального округа». В своем выступлении зам. директора ВНИИДАД Н.И. Химина рассмотрела основные проблемы комплектования документов Архивного Фонда Российской Федерации на современном этапе и новые разработки ВНИИДАД в области нормативного обеспечения этой работы.


С опытом работы по подготовке списков источников-комплектования государственных и муниципальных архивов поделились руководитель Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры Л.Д. Сажаева, начальник отдела комплектования и ведомственных архивов Управления по делам архивов Тюменской области Т.Н. Хоменко, начальник отдела формирования Архивного фонда Государственного комитета по делам архивов Челябинской области Н.Д. Вишева. В выступлениях рассматривались подходы к организации работы по комплектованию документов, работе как с государственными органами и учреждениями, так и негосударственными и общественными организациями - источниками комплектования.


На совещании обсуждался также «Опыт взаимодействия архивных органов и учреждений субъектов Уральского федерального округа с общественными и научными организациями, учреждениями культуры и образования в сфере использования архивных документов», рассматривались подготовленные архивными учреждениями Уральского федерального округа научно-исследовательские и методические работы. Также были подведены результаты 2-го конкурса молодых специалистов органов управления архивным делом и государственных архивов субъектов Уральского федерального округа и регионального конкурса на лучший архив организации.